Faturamento médico, de 5 dias para 15 minutos

Autor

Alexandre Leite

Publicado

30 de setembro de 2026

Tags

SaúdeFaturamentoIA na operação

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6 min

Um projeto inteiro por dentro, decisão por decisão, incluindo o que deu errado. Empresa de anestesia com cerca de 45 médicos em dois hospitais e uns 1.500 procedimentos por mês. O Colaboratório fez o mapeamento, o produto e a construção, e o sistema está no ar, evoluindo com uso real.

#Como o cliente chegou

Chegou escaldado. Já tinha rodado o mercado atrás de um sistema de faturamento sob medida, e toda conversa terminava em preço alto e prazo longo. Quando apresentamos prazo e preço bem abaixo disso, a reação foi desconfiar: parecia pegadinha.

O pedido era faturar mais rápido. A guia do procedimento levava em média 5 dias pra entrar no sistema, e o dinheiro do médico atrasava junto.

Antes de qualquer contrato, rodamos um estudo de viabilidade técnica e financeira. A pergunta de fundo não era "dá pra fazer", era "o custo vale a pena".

#1. Mapear o terreno

Antes de abrir o editor, desenhamos a operação inteira, do fim da cirurgia até o dinheiro cair na conta do médico. A esteira antiga tinha seis etapas:

guia de papel → foto no WhatsApp → formulário online de 13 campos → planilha com macros → cobrança na cooperativa e no convênio → conciliação e repasse na mão

O que o mapa mostrou:

• o mesmo dado digitado três vezes;
• 11 dores mapeadas, 7 de peso alto;
• o fechamento do mês levava de 7 a 10 dias e só uma pessoa sabia fazer, porque as regras do repasse viviam na planilha do sócio-fundador.

Numa frase: quem fatura precisa levar cada guia do atendimento ao repasse, e o que atrapalha é o mesmo dado passando por várias mãos, sem rastro, até cair numa planilha que só uma pessoa sabe fechar.

#2. Priorizar

As onze dores viraram jobs, um por pessoa da esteira: médico, secretária, operação de faturamento e sócio que fecha o mês.

A régua foi o caminho crítico até o repasse, organizada como um alvo:

A decisão que virou a chave: tirar a regra do repasse da cabeça de uma pessoa e escrever, antes de codar.

#3. Menor experimento

A pergunta tinha duas metades:

1. O problema é real e do tamanho que a gente acha? O mapa respondeu: 5 dias por guia, 7 a 10 dias pra fechar o mês.
2. Dá pra resolver com custo e tempo aceitáveis? Quem respondeu foi a prova de conceito, feita antes de fechar o contrato: a partir da foto de uma guia, preencher todos os campos do formulário que eles já usavam.

Deu. Só aí o contrato foi fechado.

#4. A prova de conceito foi progressiva

1. Na mão, com IA: foto da guia num chat de IA, conferindo campo por campo o que ela extraía.
2. Fluxo no n8n: o mesmo caminho automatizado, sem ninguém copiando e colando no meio.
3. Virou sistema: só depois dos dois degraus se provarem é que a leitura entrou no produto, com fila e conferência humana.

Cada degrau respondeu uma pergunta antes de virar código, e era barato de jogar fora.

#5. Na mão de quem usa

Em 28 dias tinha versão no ar, feia e funcionando, na mão da operação. A esteira nova:

foto ou PDF da guia → a IA lê os campos → a equipe confere → fila de cobrança em três canais → conciliação com status → fechamento pela regra escrita

O que só apareceu com uso real:

• a equipe pediu o formulário novo na ordem exata do antigo, campo por campo. Foram 22 campos reordenados;
• as consultas que a secretária lançava corriam por fora do fluxo e viraram um perfil próprio no sistema;
• uma usuária, no grupo do projeto: "Preciso editar esse valor e ainda não aparece a opção de edição." Mais tarde: "Consegui, precisa clicar no valor, se não for ali não funciona." Funcionou, e mostrou um botão que ninguém achava.

#6. O que quebrou

Toda regra que conseguimos tirar da planilha e das conversas vinha com uma fila de exceções. Elas só apareciam no fechamento do mês e moravam na cabeça do fundador, que resolvia cada uma no automático.

Nenhuma pergunta trazia isso à tona, porque ninguém fala de um caso de canto antes dele acontecer. O jeito foi usar o próprio fechamento como pergunta: rodar o mês no sistema e na planilha antiga, lado a lado, e transformar cada diferença em conversa e depois em regra.

Os dois primeiros fechamentos tiveram divergências assim. Hoje estão mapeadas. O mês conferido linha por linha terminou batendo com a planilha com diferença de 17 centavos, num mês de sete dígitos.

#7. O que mudou

• Tempo devolvido: a guia entra no mesmo dia e o mês fecha numa tarde. Guia: de 5 dias para 15 minutos. Fechamento: de 7 a 10 dias para cerca de 2 horas.
• Erro que saiu de cena: o dado é digitado uma vez, não três, e o repasse sai pela regra escrita.
• Decisão mais fácil: o médico vê sozinho quanto e quando vai receber.
• Evolução contínua: primeira versão em quatro semanas, e melhoria toda sprint desde então.

"Superou muito além das minhas expectativas, por tudo que a gente já foi atrás desse tipo de serviço." Sócio da empresa, na entrega da quarta sprint.

Duas descobertas:

• o pedido e o problema eram coisas diferentes. Pediram faturamento mais rápido, e o que mais custava era o fechamento do mês;
• glosa não é defeito do processo. Pagamento que volta corrigido meses depois faz parte do negócio, e o sistema precisa conviver com isso.

Em aberto: reduzir glosa ficou fora do escopo, por enquanto.

#Em números

#A sua operação também vive em foto, WhatsApp e planilha?

Numa conversa de diagnóstico, você sai com o mapa da operação com as travas marcadas, o primeiro experimento que vale fazer e uma noção honesta de prazo e custo.

Quem conta: Alexandre Leite, fundador do Colaboratório. Estúdio de desenvolvimento de produtos que desafoga operações em 3 a 6 semanas.